Rechnung schreiben: Diese Pflichtangaben gehören hinein – auch als Kleinunternehmer oder Privatperson

Eine ordnungsgemäße Rechnung eines Unternehmers enthält nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Nettoentgelt, den Steuersatz und den Steuerbetrag – in Sonderfällen zusätzlich Hinweise wie „Gutschrift“. Für Rechnungen bis 250 € brutto reichen weniger Angaben (§ 33 UStDV), ebenso für Kleinunternehmer, die statt der Steuer einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG angeben (§ 34a UStDV). Verpflichtet bist du zur Rechnung innerhalb von sechs Monaten, wenn du an ein anderes Unternehmen leistest, an eine juristische Person oder wenn du als Handwerker an einem Grundstück arbeitest (§ 14 Abs. 2 UStG). Seit 2025 gelten für Rechnungen zwischen Unternehmen außerdem schrittweise die Regeln zur E-Rechnung.

Die Pflichtangaben im Überblick

Auch wenn § 34a UStDV Kleinunternehmern keine Rechnungsnummer vorschreibt, hilft eine fortlaufende Nummerierung bei der eigenen Buchführung.

Wann du eine Rechnung schreiben musst

Als Unternehmer darfst du immer eine Rechnung ausstellen. Verpflichtet bist du innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung, wenn sie nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist und

• an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen geht,
• an eine juristische Person geht, die kein Unternehmer ist, oder
• eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Privatkunden ist – etwa eine Handwerkerleistung.

Im letzten Fall muss die Rechnung einen Hinweis enthalten, dass der Privatkunde sie zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 und § 14b Abs. 1 UStG). Bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen gilt zusätzlich die E-Rechnungspflicht mit Übergangsfristen bis Ende 2027 – Details im Ratgeber E-Rechnung.

Typische Fehler

• Zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen: Du schuldest auch den Mehrbetrag, bis du die Rechnung berichtigst (§ 14c Abs. 1 UStG).
• Steuer ausgewiesen, obwohl du es nicht darfst: Weist ein Kleinunternehmer oder eine Privatperson Umsatzsteuer aus, schuldet sie den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG). Wie die Befreiung funktioniert, steht im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.
• Steuernummer fehlt: Sie wird dir vom Finanzamt nach der steuerlichen Erfassung zugeteilt – mehr im Ratgeber Steuernummer.
• Doppelte Rechnungsnummer: Die Nummer muss einmalig sein; mehrere Zahlenreihen sind erlaubt.

Rechnung schreiben als Privatperson

Verkaufst du privat dein altes Fahrrad oder Möbel, bist du kein Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Du kannst dem Käufer eine einfache Quittung oder einen Kaufbeleg geben – aber ohne Umsatzsteuer. Weist du dennoch Steuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG).

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Unternehmer bewahren ein- und ausgehende Rechnungen acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG).

Was muss auf eine Kleinbetragsrechnung?

Bei höchstens 250 € brutto genügen Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz (§ 33 UStDV).

Was schreibe ich als Kleinunternehmer auf die Rechnung?

Statt Umsatzsteuer einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“.

Bis wann muss die Rechnung beim Kunden sein?

Wenn du zur Rechnung verpflichtet bist, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG).