E-Rechnung: Ab wann sie Pflicht ist, welche Formate zählen und was 2027 auf dich zukommt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisch weiterverarbeiten lässt – etwa XRechnung oder ZUGFeRD (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie E-Rechnungen an andere inländische Unternehmen spätestens für Umsätze ab dem 1. Januar 2027; wer im Vorjahr höchstens 800.000 € Gesamtumsatz hatte, darf noch bis Ende 2027 Papier- oder PDF-Rechnungen schicken (§ 27 Abs. 38 UStG). Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen. Auch Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen – empfangen können müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen. Für den Empfang genügt laut Bundesfinanzministerium bereits ein E-Mail-Postfach.

Zeitplan: Was wann gilt

Entscheidend ist, wann du die Leistung ausgeführt hast – nicht, wann du die Rechnung schreibst. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG; das Bundesfinanzministerium erläutert sie in seinen FAQ (Stand März 2026).

Welche Formate zählen als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder in einem vereinbarten Format vorliegen, aus dem sich die Angaben normgerecht auslesen lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums erfüllen insbesondere diese Formate die Vorgaben:

• XRechnung: reine XML-Datei; zum Lesen brauchst du ein Anzeigeprogramm (Viewer).
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: PDF mit eingebetteter XML-Datei – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Bei Mischformaten wie ZUGFeRD sind seit 2025 die Daten im strukturierten XML-Teil maßgeblich, nicht das sichtbare PDF. Wie du die E-Rechnung verschickst, schreibt das Gesetz nicht vor: E-Mail, Portal-Download oder Schnittstelle sind möglich. Welche Angaben jede Rechnung enthalten muss, steht im Ratgeber Rechnung schreiben.

Ausnahmen: Wann keine E-Rechnung nötig ist

• Privatkunden: Für Rechnungen an Endverbraucher gilt die Pflicht nicht.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa steuerfreie Finanzdienstleistungen oder steuerfreie Grundstücksvermietungen.
• Kleinbeträge bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) – sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Wer zur Regelbesteuerung wechselt, ist ab dann verpflichtet. Mehr dazu im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.
• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, zum Beispiel an viele Vereine.

Für Barzahlungen gibt es keine Sonderregel: Kauft ein Unternehmer im Baumarkt für mehr als 250 € ein, ist nach Ablauf der Übergangsfristen eine E-Rechnung nötig. Das Ministerium schlägt vor, vor Ort einen Kassenbon auszugeben und die E-Rechnung später per E-Mail nachzureichen.

Aufbewahren

Ein- und ausgehende Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben – ein bloßer Ausdruck reicht nicht.

Häufige Fragen

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF hat kein strukturiertes Format und gilt seit 2025 als sonstige Rechnung. Während der Übergangsfristen ist es mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein, Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen. Sie müssen aber E-Rechnungen von Lieferanten empfangen können; dafür reicht ein E-Mail-Postfach.

Brauche ich als Privatperson eine E-Rechnung?

Nein. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die Pflicht – du kannst sie weiter auf Papier oder als PDF bekommen.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027. Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 800.000 €, hast du bis Ende 2027 Zeit; ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.