Umsatzsteuervoranmeldung: Fristen, monatlich oder vierteljährlich, Dauerfristverlängerung und Gründer-Regeln

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist die regelmäßige Meldung an das Finanzamt, in der du die Umsatzsteuer auf deine Umsätze abzüglich der Vorsteuer aus Eingangsrechnungen selbst berechnest. Du musst sie bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums elektronisch über ELSTER übermitteln, und bis dahin ist auch die Zahlung fällig (§ 18 Abs. 1 UStG). Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr. Lag die Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 €, musst du monatlich melden; lag sie bei höchstens 2.000 €, kann dich das Finanzamt von den Voranmeldungen befreien (§ 18 Abs. 2 UStG). Auf Antrag verlängert das Finanzamt die Frist um einen Monat (Dauerfristverlängerung). Kleinunternehmer, die die Steuerbefreiung nach § 19 UStG nutzen, geben keine Voranmeldungen ab.

Monatlich, vierteljährlich oder gar nicht?

Unabhängig davon reichst du nach Ablauf des Jahres eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ein; Abweichungen von der Summe der Vorauszahlungen werden dann nachgezahlt oder erstattet (§ 18 Abs. 3 und 4 UStG). Wie das ELSTER-Konto eingerichtet wird, steht im Ratgeber ELSTER-Steuererklärung.

Fristen und Dauerfristverlängerung

Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, endet die Frist erst mit Ablauf des nächsten Werktags (§ 108 Abs. 3 AO) – der 10. Januar 2027 ist zum Beispiel ein Sonntag. Das Finanzamt muss die Frist auf Antrag um einen Monat verlängern, solange der Steueranspruch nicht gefährdet erscheint (§ 46 UStDV). Bei monatlicher Abgabe gibt es die Verlängerung nur gegen eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres, die mit der Dezember-Voranmeldung verrechnet wird (§ 47 UStDV).

Regeln für Gründer

Wer seine Tätigkeit aufnimmt, muss im Gründungsjahr und im Folgejahr eigentlich monatlich melden. Für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 gilt eine Ausnahme: Maßgeblich ist bei Neugründungen die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres, im Folgejahr die auf ein Jahr hochgerechnete tatsächliche Steuer (§ 18 Abs. 2 Satz 6 UStG). Liegt sie bei höchstens 9.000 €, reicht also auch für Gründer die vierteljährliche Abgabe. Nach aktueller Gesetzeslage ist diese Sonderregel bis 2026 befristet. Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, in dem du den voraussichtlichen Umsatz angibst, füllst du nach der Gewerbeanmeldung oder der Anzeige einer freiberuflichen Tätigkeit aus.

Kleinunternehmer

Lag der Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 € und liegt er im laufenden Jahr nicht über 100.000 €, sind deine Umsätze steuerfrei, und du musst keine Voranmeldungen abgeben (§ 19 Abs. 1 UStG). Auf die Regel kannst du verzichten, bist dann aber fünf Jahre gebunden. Ob sich das lohnt, erklärt der Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

Häufige Fragen

Bis wann muss die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden?

Bis zum 10. Tag nach Ablauf des Monats oder Quartals, mit Dauerfristverlängerung einen Monat später. Die Zahlung ist zum selben Termin fällig.

Wann muss ich monatlich abgeben?

Wenn die Umsatzsteuer des Vorjahres mehr als 9.000 € betragen hat. Gründer melden im Gründungs- und Folgejahr grundsätzlich monatlich; für 2021 bis 2026 zählt aber die voraussichtliche Jahressteuer.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Voranmeldung abgeben?

Nein, solange du die Kleinunternehmerregelung nutzt, entfallen die Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG.

Kann ich die Voranmeldung auf Papier abgeben?

Nur ausnahmsweise: Das Finanzamt kann zur Vermeidung unbilliger Härten auf die elektronische Übermittlung verzichten.