Inkasso-Brief erhalten: Was du jetzt prüfen und tun solltest

Wenn ein Inkassoschreiben kommt, solltest du es weder ignorieren noch sofort bezahlen. Prüfe zuerst, ob die Forderung echt und berechtigt ist und ob die Kosten stimmen. Seriöse Inkassounternehmen müssen im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen sein und im ersten Schreiben bestimmte Pflichtangaben machen (§ 13a Rechtsdienstleistungsgesetz). Ihre Kosten dürfen nicht höher sein als die eines Rechtsanwalts (§ 13e RDG). Ist die Forderung berechtigt, zahle schnell. Ist sie es nicht, widersprich schriftlich.

Schritt 1: Ist das Inkassounternehmen echt?

Inkassodienstleistungen darf in Deutschland nur anbieten, wer registriert ist. Seit dem 1. Januar 2025 ist dafür bundesweit das Bundesamt für Justiz zuständig, das auch die Aufsicht führt. Ob ein Unternehmen eingetragen ist, kannst du im öffentlichen Rechtsdienstleistungsregister kostenlos prüfen. Die Verbraucherzentrale nennt typische Warnzeichen für falsche Inkassoschreiben:

• Die Kontoverbindung liegt im Ausland, erkennbar an der Länderkennung der IBAN (etwa PL, ES oder LT statt DE).
• Die Kosten werden nicht einzeln aufgeschlüsselt, oder es wird ein runder Gesamtbetrag gefordert.
• Wichtige Angaben zum Unternehmen fehlen.

Kennst du den angeblichen Auftraggeber gar nicht und hattest nie einen Vertrag mit ihm, überweise nichts und nimm keinen Kontakt über die Telefonnummern im Schreiben auf. Bei einem Betrugsversuch kannst du Anzeige bei der Polizei erstatten.

Schritt 2: Sind die Pflichtangaben vollständig?

Mit der ersten Forderung an eine Privatperson muss ein Inkassounternehmen klar und verständlich in Textform mitteilen (§ 13a Abs. 1 RDG):

1. Name oder Firma und Anschrift des Auftraggebers,
2. den Forderungsgrund, bei Verträgen mit konkreter Bezeichnung des Vertragsgegenstands und des Datums des Vertragsschlusses,
3. bei Zinsen eine Zinsberechnung mit Forderung, Zinssatz und Zeitraum,
4. einen gesonderten Hinweis, wenn der Zinssatz über dem gesetzlichen Verzugszins liegt,
5. Art, Höhe und Entstehungsgrund der Inkassokosten,
6. gegebenenfalls eine Erklärung, dass der Auftraggeber die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen kann,
7. einen Hinweis, wenn deine Anschrift nicht vom Auftraggeber stammt, sondern anders ermittelt wurde,
8. Name, Anschrift und elektronische Erreichbarkeit der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Auf Nachfrage muss das Unternehmen weitere Angaben machen, etwa zum ursprünglichen Gläubiger (§ 13a Abs. 2 RDG). Fehlen Angaben, frag schriftlich nach, bevor du zahlst.

Schritt 3: Ist die Forderung berechtigt?

• Gibt es den Vertrag oder die Bestellung? Vergleiche Datum, Betrag und Kundennummer mit deinen Unterlagen.
• Hast du schon bezahlt? Dann schick den Zahlungsnachweis.
• Warst du überhaupt in Verzug? Inkassokosten muss der Schuldner nur als Verzugsschaden tragen. In Verzug kommst du durch eine Mahnung nach Fälligkeit oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung – als Verbraucher allerdings nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen hat (§ 286 BGB).
• Ist die Forderung verjährt? Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon wusste (§§ 195, 199 BGB). Eine Forderung aus 2022 ist danach in der Regel mit Ablauf des 31. Dezember 2025 verjährt. Verjährung wirkt aber nicht automatisch: Du musst dich ausdrücklich darauf berufen. Eine einfache Mahnung oder ein Inkassoschreiben hemmt die Verjährung nicht, die Zustellung eines gerichtlichen Mahnbescheids dagegen schon (§ 204 BGB). Zahlst du einen Teil oder erkennst die Forderung an, beginnt die Frist neu (§ 212 BGB). Für rechtskräftig festgestellte Forderungen, etwa durch Urteil oder Vollstreckungsbescheid, gilt eine Frist von 30 Jahren (§ 197 BGB).

Hältst du die Forderung ganz oder teilweise für unberechtigt, widersprich schriftlich und nachweisbar, zum Beispiel per Einschreiben, und begründe kurz, warum. Die Verbraucherzentralen bieten dafür Musterbriefe und einen kostenlosen Inkasso-Check an.

Welche Inkassokosten erlaubt sind

Ein Gläubiger kann Inkassokosten nur bis zu der Höhe ersetzt verlangen, die einem Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz zustehen würde (§ 13e RDG). Für eine unbestrittene Forderung gilt nach Nr. 2300 des Vergütungsverzeichnisses zum RVG:

• In der Regel höchstens eine 0,9-Gebühr; mehr nur, wenn das Inkasso besonders umfangreich oder schwierig war.
• In einfachen Fällen nur eine 0,5-Gebühr. Ein einfacher Fall liegt in der Regel vor, wenn du innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Zahlungsaufforderung zahlst.
• Dazu kann eine Pauschale für Post und Telefon von 20 % der Gebühr (höchstens 20 €) kommen, gegebenenfalls auch Umsatzsteuer.

Beispiel: Lisa hat eine Handyrechnung über 300 € nicht bezahlt und war ordnungsgemäß gemahnt. Ein Inkassounternehmen darf für das erste Schreiben höchstens 55,62 € verlangen. Zahlt Lisa innerhalb von zwei Wochen, sind es höchstens 30,90 €. Hinzu kommen Verzugszinsen von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB).

Weitere Grenzen: Beauftragt der Gläubiger sowohl ein Inkassounternehmen als auch einen Anwalt, darf er nur die Kosten verlangen, die bei einem Anwalt allein entstanden wären (§ 13f RDG). Für eine Ratenzahlungsvereinbarung kann eine zusätzliche Einigungsgebühr anfallen, die bei Zahlungsvereinbarungen auf 0,7 begrenzt ist (bei einer Forderung bis 500 € also 36,05 €); darauf muss das Inkassounternehmen vorher in Textform hinweisen (§ 13a Abs. 3 RDG). Gebühren für „Kontoführung“ oder Adressermittlung sind nach Einschätzung der Verbraucherzentrale fragwürdig.

Droht ein SCHUFA-Eintrag?

Ein Inkassounternehmen darf nicht nach Belieben mit der SCHUFA drohen. Eine offene Forderung darf nach § 31 Abs. 2 BDSG nur unter engen Voraussetzungen in deinen Score einfließen, etwa wenn sie durch ein Urteil festgestellt ist, du sie ausdrücklich anerkannt hast oder wenn du mindestens zweimal schriftlich gemahnt wurdest, die erste Mahnung mindestens vier Wochen zurückliegt, du über die mögliche Meldung unterrichtet wurdest und die Forderung nicht bestritten hast. Ein weiterer Fall: Der Vertrag kann wegen der Zahlungsrückstände fristlos gekündigt werden, und du wurdest vorher über die mögliche Meldung informiert. Bestreitest du eine Forderung, scheidet der Weg über die zwei Mahnungen also aus. Ist ein falscher Eintrag entstanden, hilft unser Ratgeber Falscher SCHUFA-Eintrag.

Ist die Forderung berechtigt und bereits gemeldet, lohnt sich schnelles Zahlen: Wird sie innerhalb von 100 Tagen nach der Meldung beglichen und kommen keine neuen Negativdaten hinzu, löscht die SCHUFA den Eintrag nach 18 statt nach 36 Monaten. Mehr dazu bei den SCHUFA-Löschfristen.

Vorsicht beim Schuldanerkenntnis

Manche Inkassounternehmen schicken ein vorbereitetes Schuldanerkenntnis, oft zusammen mit einem Ratenzahlungsangebot. Unterschreibst du es, verlierst du in der Regel die Möglichkeit, Einwendungen und Einreden geltend zu machen, die zu diesem Zeitpunkt bestanden – etwa, dass die Forderung verjährt oder unberechtigt war. Darauf muss das Inkassounternehmen hinweisen (§ 13a Abs. 4 RDG). Unterschreibe deshalb nur, wenn du sicher bist, dass die Forderung besteht.

Wenn ein gerichtlicher Mahnbescheid kommt

Ein gerichtlicher Mahnbescheid kommt vom Amtsgericht (Mahngericht) und wird förmlich zugestellt. Das Gericht prüft dabei nicht, ob die Forderung berechtigt ist. Du hast zwei Wochen ab Zustellung, um zu zahlen oder Widerspruch einzulegen (§ 692 ZPO); dafür liegt ein Formular bei. Reagierst du nicht, kann ein Vollstreckungsbescheid ergehen, mit dem der Gläubiger pfänden lassen kann. Prüfe aber auch hier, ob das Schreiben echt ist – Betrüger verschicken auch gefälschte Mahnbescheide.

Wenn du die Forderung nicht bezahlen kannst

Ist die Forderung berechtigt, du kannst aber nicht zahlen, nimm Kontakt mit dem Inkassounternehmen auf und frage nach einer Ratenzahlung. Hast du mehrere Schulden, hilft eine anerkannte Schuldnerberatung, etwa bei Verbraucherzentralen, Wohlfahrtsverbänden oder Kommunen – sie ist in der Regel kostenlos.

Häufige Fragen

Muss ich auf ein Inkassoschreiben reagieren?

Bei einer echten Forderung solltest du reagieren: zahlen, wenn sie berechtigt ist, oder schriftlich widersprechen, wenn nicht. Schweigen kann dazu führen, dass der Gläubiger einen Mahnbescheid beantragt. Bei offensichtlichem Fake-Inkasso ohne jede Geschäftsbeziehung musst du nicht antworten.

Wie hoch dürfen Inkassogebühren sein?

Höchstens so hoch wie die Gebühren eines Rechtsanwalts nach RVG. Bei einer unbestrittenen Forderung bis 500 € sind das in der Regel höchstens 55,62 € inklusive Post- und Telefonpauschale, ohne Umsatzsteuer, bei Zahlung innerhalb von zwei Wochen höchstens 30,90 €.

Darf ein Inkassobüro mich zu Hause besuchen?

Inkassomitarbeiter haben keine hoheitlichen Befugnisse. Du musst sie nicht hereinlassen und nichts unterschreiben. Pfänden lassen kann ein Gläubiger nur mit einem vollstreckbaren Titel wie einem Urteil oder Vollstreckungsbescheid – durch den Gerichtsvollzieher oder das Vollstreckungsgericht.

Wo kann ich mich über ein Inkassounternehmen beschweren?

Beim Bundesamt für Justiz, das seit 2025 die Aufsicht über Inkassounternehmen führt. Die zuständige Aufsichtsbehörde muss im ersten Inkassoschreiben genannt sein.