Verpflegungsmehraufwand 2026: 14 € und 28 € pro Tag richtig absetzen

Verpflegungsmehraufwand ist eine Pauschale für die Mehrkosten beim Essen, wenn du beruflich außerhalb deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte arbeitest. 2026 gibt es 14 € für Tage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung sowie für An- und Abreisetage und 28 € für volle Tage mit 24 Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a EStG). Belege über dein Essen brauchst du nicht – es zählt allein die Abwesenheitsdauer. Stellt dir der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird die Pauschale gekürzt, und was er dir steuerfrei erstattet, darfst du nicht noch einmal absetzen.

Die Pauschalen 2026 im Überblick

Gezählt wird die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Beginnt ein Einsatz abends und endet am nächsten Morgen ohne Übernachtung, gibt es 14 € für den Kalendertag, an dem du überwiegend unterwegs warst. Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat – etwa im Außendienst oder auf wechselnden Baustellen –, bekommt die Pauschalen nach denselben Regeln.

Wann die Pauschale gekürzt wird

Stellt dir der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter während der Reise eine Mahlzeit zur Verfügung, wird die Pauschale gekürzt. Die Kürzung richtet sich immer nach der Tagespauschale von 28 € (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG):

Die Pauschale sinkt dadurch höchstens auf 0 €. Zahlst du für die Mahlzeit selbst etwas, verringert dein Eigenanteil die Kürzung.

Rechenbeispiel: dreitägige Dienstreise

Jonas fährt am Montag um 7 Uhr zu einer Schulung nach Hamburg, übernachtet zweimal im Hotel und ist am Mittwoch um 19 Uhr zurück. Das Hotel hat sein Arbeitgeber gebucht und bezahlt; das Frühstück am Dienstag und Mittwoch ist inklusive.

Zahlt der Arbeitgeber für die Verpflegung nichts, setzt Jonas 44,80 € als Werbungskosten an. Erstattet er ihm diesen Betrag steuerfrei, bleibt nichts zum Absetzen übrig.

Die Dreimonatsfrist

Arbeitest du längere Zeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, gibt es die Pauschalen nur für die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Wird die Tätigkeit dort mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Frist neu. Die Pauschalen, die Dreimonatsfrist und die Kürzungsregeln gelten auch bei einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung.

Reisen ins Ausland

Für Auslandsreisen gelten länderweise Pauschbeträge. Sie betragen 120 % (volle Tage) bzw. 80 % (An-, Abreise- und Eintagesreisen) der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz und werden vom Bundesfinanzministerium für jedes Land festgesetzt (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Maßgeblich ist der Ort, den du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichst.

Erstattung durch den Arbeitgeber

Arbeitgeber dürfen Verpflegungsmehraufwand bis zur Höhe der Pauschalen steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG). Was steuerfrei erstattet wurde, kannst du nicht zusätzlich absetzen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG). Zahlt der Arbeitgeber weniger als die Pauschale, darfst du die Differenz als Werbungskosten ansetzen. Steuerfreie Verpflegungszuschüsse weist der Arbeitgeber in der Lohnsteuerbescheinigung aus.

Wo du den Verpflegungsmehraufwand einträgst

• Arbeitnehmer: in der Anlage N im Abschnitt zu den Reisekosten. Die Pauschale wirkt sich nur aus, wenn deine Werbungskosten insgesamt über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € liegen – was sonst noch zählt, steht im Ratgeber Werbungskosten.
• Selbstständige: als Betriebsausgaben nach denselben Pauschalen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG).
• Nachweis: Halte Datum, Ziel, Anlass sowie Beginn und Ende jeder Reise fest, etwa im Kalender oder mit Hotel- und Tankbelegen.

Die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind dagegen keine Reisekosten; sie laufen über die Pendlerpauschale.

Häufige Fragen

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?

14 € für Tage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit und für An- und Abreisetage, 28 € für Tage mit 24 Stunden Abwesenheit.

Ab wie vielen Stunden gibt es Verpflegungsmehraufwand?

Bei eintägigen Reisen ab mehr als acht Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Bei mehrtägigen Reisen gibt es für An- und Abreisetag immer 14 €.

Muss ich Belege für den Verpflegungsmehraufwand sammeln?

Belege über das Essen nicht. Du solltest aber nachweisen können, wann und wohin du beruflich unterwegs warst.

Wird gekürzt, wenn ich das Hotelfrühstück nicht esse?

Das Gesetz knüpft daran an, dass dir die Mahlzeit vom Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung zur Verfügung gestellt wird – nicht daran, ob du sie isst.

Gilt der Verpflegungsmehraufwand auch für Selbstständige?

Ja, mit denselben Pauschalen als Betriebsausgaben.